Hoe gebruik je een agenda functioneel

Het ontwerpen van een agenda is niet altijd zo eenvoudig als het invullen van uw afspraken en ervoor zorgen dat er geen overlappingen zijn. Het is ook nuttig om bepaalde tips en trucs te gebruiken om die agenda soepel te laten lopen, vooral als u probeert veel aspecten van uw leven te combineren en u weet dat er onderweg onverwachte veranderingen kunnen optreden.

Agenda beheer is een kunstvorm en bijna een baan op zich. Het vereist constante zorg en onderhoud. Anders zou je wel eens overspoeld kunnen worden met onbelangrijke taken en geen tijd hebben om je te concentreren op echt waardevolle projecten en gebeurtenissen.
Dat is waar deze gids om de hoek komt kijken. Om u te helpen uw agenda efficiënt op te stellen, geven we u 12 tips om uw dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse agenda’s optimaal te benutten.
01. Gebruik geen standaardlengte voor vergaderingen

Twee mensen in een vergadering met laptop en papier

Bij het plannen van uw vergaderingen kan het verleidelijk zijn om ze willekeurig 30 minuten of een uur te laten duren. Maar het loont de moeite om nauwkeuriger te plannen. Als u zelfs maar een paar minuten de tijd neemt om na te denken over hoe lang een vergadering precies moet duren, kunt u op de dag van de afspraak cruciale tijd besparen.

Als u bijvoorbeeld normaal gesproken een telefonische vergadering plant voor 30 minuten, maar u weet dat u de taak in 15 minuten kunt volbrengen, stel deze dan in op 15 minuten en houd uzelf en uw gesprekspartner daaraan. U zou die extra 15 minuten kunnen gebruiken om e-mails in te halen, de notulen van de vergadering te organiseren, of zelfs een snelle snack te nemen. Uw tijd is tenslotte kostbaar. Elke minuut telt.